PRIVATLIVSPOLITIK

for Andreasen & Elmgaard A/S (A&E)

1.​OM PRIVATLIVSPOLITIKKEN

Hos A&E behandler vi personoplysninger om medarbejdere, ansøgere og samarbejdspartnere. Vores behandling af personoplysninger er nødvendig for at kunne drive A&E og for at betjene vores ansøgere og samarbejdspartnere. Derfor passer vi også godt på dine persondata. Ikke kun fordi lovgivningen kræver det, men fordi behandling af persondata er en tillidssag som kræver høj grad af fortrolighed og professionalisme. Vi vil med denne persondatapolitik fortælle vores medarbejdere, ansøgere og samarbejdspartnere hvordan og på hvilket grundlag A&E behandler personoplysninger, samt hvilke muligheder du selv har for at råde over dine personoplysninger.

2. HVORFOR HAR A&E EN PRIVATLIVSPOLITIK?

2.1 Vores løfte
Behandling af personoplysninger er nødvendige for at A&E kan drive sin virksomhed og vi anvender personoplysninger til:

·​at behandle personoplysninger om medarbejdere, for at sikre, at de f.eks. får løn, pension og betaler skat.

·​At behandle personoplysninger om jobansøgere, for at sikre en god og professionel rekrutteringsproces.

·​at behandle personoplysninger om vores samarbejdspartnere for at sikre et professionelt samarbejde.

A&E tager beskyttelse af persondata alvorligt. Det gør vi, fordi vi ved, at det er en tillidssag at dele sine personoplysninger med en virksomhed, og vi tror på at vi med denne privatlivspolitik kan være med til at fastholde din tillid til A&E’s ansvarlige behandling af dine personoplysninger.

2.2 Gennemsigtighed
Når vi beder dig stille dine personoplysninger til rådighed for os, forklarer vi dig samtidig:

·​hvilke data vi beder om og hvorfor?

·​hvilket formål de skal bruges til?

·​hvilket (lov)grundlag der giver os ret til at behandle oplysningerne

·​hvor længe vi forventer at opbevare dine personoplysninger

·​hvordan du udøver dine rettigheder over dine persondata. Dette gælder også, hvis vi indhenter dine data fra andre end dig selv, f.eks. fra en myndighed eller en af vores samarbejdspartnere.

3.​HVILKE PERSONOPLYSNINGER BEHANDLER A&E?

A&E behandler kun de persondata om dig, som er relevante og tilstrækkelige til at opfylde de formål, som er oplistet nedenfor.

3.1 Jobansøgere
For at kunne gennemføre ansættelser af personale, behandler A&E personoplysninger om ansøgere til stillinger hos A&E. A&E behandler almindelige personoplysning om ansøgerne og i visse tilfælde også følsomme oplysninger samt personnumre, hvis disse oplysninger er anført i ansøgningen. Når vi modtager en ansøgning fra en potentiel ny medarbejder, gemmer vi ansøgningen og de oplysninger, som den indeholder, indtil vi har taget stilling til, om vi vil ansætte den pågældende person. Resulterer ansøgningen ikke i en ansættelse, slettes ansøgningen fra A&E’s systemer hurtigst muligt og senest inden 6 måneder fra ansøgningsdatoen med mindre ansøgeren har givet udtrykkeligt samtykke til, at A&E må opbevare ansøgningen i et længere tidsrum.


3.2 Medarbejdere
For at gøre det muligt at tilrettelægge og udføre arbejdet hos A&E behandler vi personoplysninger om vores medarbejdere. Personoplysninger behandles desuden til lønføring, udvikling og evaluering af medarbejderne. A&E behandler almindelige personoplysninger om medarbejdere, herunder navn og adresseoplysninger, bank-, pensions- og skatteforhold, personoplysninger relevante for arbejdets tilrettelæggelse og udførelse, løbende evalueringer, portrætbilleder, fraværsdage samt resultater af eventuelle personligheds- og færdighedstests. I visse relevante tilfælde behandler A&E også følsomme personoplysninger om medarbejdere, herunder oplysninger om nærmeste familie helbredsoplysninger samt oplysninger om evt. strafbare forhold. A&E behandler desuden medarbejderes personnumre. A&E opbevarer medarbejderes personaleoplysninger så længe det er nødvendigt. Personaleoplysninger slettes derfor som udgangspunkt senest 6 måneder efter en ansættelses ophør. Visse oplysninger opbevares dog af hensyn til andre lovkrav mv., i op til 5 år efter ansættelsens ophør. Medarbejdere kan læse mere om A&E’s behandling af deres personoplysninger i Personalehåndbogen.

3.3 Medarbejdere hos samarbejdspartnere
For at kunne sikre vores kommunikation med kunder og leverandører, og dokumentation af transaktioner mellem A&E og deres kunder og leverandørerne er det i nogle tilfælde nødvendigt at behandle almindelige personoplysninger i form af kontaktoplysninger om medarbejdere hos A&E’s kunder og leverandører. A&E opbevarer disse oplysninger så længe et samhandels- eller samarbejdsforhold mellem A&E og kunden eller leverandøren består.


4. DINE PERSONOPLYSNINGER

Hos A&E værdsætter vi, at du har valgt at dele dine personoplysninger med os. Vi anerkender, at det er dine personoplysninger, og vi respekterer, at vi hos A&E blot har dine personoplysninger til låns. Derfor har du altid mulighed for selv at disponere over de personoplysninger, som vi behandler om dig.

​​

Dette giver dig ret til:

·​At få indsigt i, hvilke af dine personoplysninger A&E behandler

·​At få slettet personoplysninger, som A&E behandler om dig

·​At berigtige, begrænse eller gøre indsigelse mod A&E’s behandling af dine personoplysninger

·​At flytte dine personoplysninger fra A&E til en anden dataansvarlig

Hvis A&E behandler personoplysninger om dig, kan du derfor altid kontakte A&E på Data@aoge.as med henblik på at udøve dine rettigheder som registreret. Det er vigtigt at understrege, at det ikke altid er muligt at efterkomme alle anmodninger om bl.a. indsigelse og sletning, da A&E i flere tilfælde på grund af dokumentationskrav i anden lovgivning f.eks. er forpligtet til at opbevare oplysninger om tidligere medarbejdere og regnskabstekniske oplysninger.

5. SIKKERHED

A&E træffer alle tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at beskytte fortroligheden og sikkerheden af de personoplysninger som vi behandler. Sikkerhedsforanstaltninger omfatter blandt andet lagring i sikre miljøer, begrænset adgang til personoplysningerne, således at oplysningerne kun er tilgængelige for de medarbejdere, som har et konkret behov for at tilgå oplysningerne i overensstemmelse med det eller de formål oplysningerne behandles for. Kryptering ved transmission af følsomme oplysninger samt kontrol af den registreredes identitet i forbindelse med dennes udøvelse af sine rettigheder. A&E-ansatte, som behandler personoplysninger, skal til enhver tid følge A&E interne it-sikkerhedspolitik. Når A&E overlader personoplysninger til en tjenesteudbyder, som behandler data for os, fastsætter A&E krav til databehandlerens persondatabehandling, som minimum er på niveau med A&E egne politikker på området. A&E forbeholder sig i øvrigt retten til at følge op på, om databehandleren rent faktisk også har det aftalte sikkerhedsniveau.

6. KONTAKT

Henvendelser vedrørende denne privatlivspolitik eller A&E’s behandling af personoplysninger i øvrigt kan rettes til:

Andreasen & Elmgaard A/S

Generatorvej 8C, 2 TH.

2860 Søborg

CVR 2992 3450

Att: Den Dataansvarlige

E-mail: Data@aoge.as

​Andreasen & Elmgaard A/SGeneratorvej 8C, 2 th, 2860 SøborgTelefon: (+45) 7026 1235E-mail: info@aoge.asCVR nummer: 29 92 34 50